[Tuyển dụng] Quản lý Cộng đồng & Sự kiện

Community & Event Manager

Xây dựng và phát triển cộng đồng thành viên UP co-working space, kết nối những thành viên trong lĩnh vực khởi nghiệp và kinh doanh tại Việt Nam.

Ví trị: Quản lý Cộng đồng & Sự kiện
1.Mô tả công việc
a) Quản lý cộng đồng:

  • Tạo môi trường làm việc hợp tác giữa tất cả các thành viên thông qua các sự kiện cộng đồng và giới thiệu Thành Viên.
  • Quản lý tất cả các hoạt động Cộng đồng và phối hợp với Community Lead để đảm bảo mức độ hài lòng cao nhất của thành viên.
  • Tìm hiểu & khảo sát nhu cầu của cộng đồng thành viên của Up.
  • Thường xuyên trao đổi với CA Lead để chủ động thu thập dữ liệu về hoạt động kinh doanh của các thành viên để phát triển các chương trình / sự kiện / hoạt động giúp các thành viên đạt được các mục tiêu của mình.
    Đề xuất các phương pháp cải thiện, bao gồm nhưng không giới hạn: quản lý cộng đồng, Sales, sự kiện, đào tạo và trải nghiệm khách hàng.
  • Lên chiến lược, ý tưởng và triển khai các chương trình/ sự kiện Cộng đồng với mục đích phát triển mối quan hệ tương tác, gắn kết giữa các Thành Viên, phối hợp với CA Lead tại từng cơ sở.

b) Quản lý sự kiện:

  • Tiếp nhận thông tin từ các nguồn khác nhau (Bán hàng, Cơ sở, Thành viên), đưa ra báo giá và tiến hành làm hợp đồng.
  • Chuẩn bị Dự trù chi phí và Hợp Đồng với khách hàng/ nhà cung cấp,
    Nguồn và đàm phán với nhà cung cấp và nhà cung cấp, theo sự phân công của Giám đốc BP.
  • Phối hợp với team Marketing/ Digital để PR và truyền thông cho sự kiện
    Bao quát các hoạt động Tổ chức sự kiện từ đầu đến cuối: gồm timeline, checklist, dự trù chi phí, sản xuất và thuê nhân sự
  • Đề xuất ý tưởng, đóng góp và kế hoạch hành động để đạt được KPIs và nâng cao hiệu quả của nhóm
    Giám sát các sự kiện để đảm bảo cân bằng giữa các chủ đề, theo chiến lược xây dựng Cộng Đồng.

c) Quan hệ đối tác

  • Quản lý và thực hiện các hoạt động liên quan đến quan hệ đối tác/ partnership, theo sự phân công của Giám đốc BP
  • Tìm kiếm & đề xuất cơ hội hợp tác với các thành viên của UP với mục đích mang lại lợi ích phù hợp cho UP và các thành viên.

d) Quản lý nhân sự

  • Quản lý, điều hành công việc, hoạt động bộ phận Community & Event
  • Đề xuất các hoạt động/chương trình thúc đẩy hoạt động cộng đồng theo đúng chiến lược của Ban Giám Đốc
  • Báo cáo công việc trực tiếp với Giám đốc BP về các nhiệm vụ của Bộ Phận.

Quyền hạn trong công việc:

  • Quản lý, điều hành công việc, hoạt động bộ phận Community & Event
  • Đề xuất các hoạt động/chương trình thúc đẩy hoạt động cộng đồng theo đúng chiến lược của Ban Giám Đốc
  • Báo cáo công việc trực tiếp với Giám đốc BP về các nhiệm vụ của Bộ Phận.

Thực hiện công việc báo cáo

  • Báo cáo sau sự kiện, phân tích hiệu quả và chất lượng sự kiện (bao gồm chi phí Digital & Marketing)
  • Cân đối hiệu quả của các sự kiện mang đến cho Sales và Business Development.
  • Cung cấp báo cáo hàng tháng cho Giám đốc BP về tiến độ, tình trạng và đánh giá của chương trình / hoạt động hiện tại và trong quá khứ.
  • Phản hồi về các hoạt động của sự kiện, quy trình và đề xuất cải tiến.

Các công việc khác:

  • Hỗ trợ các công việc khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận

Công cụ đánh giá hiệu quả công việc:

  • Mức độ hài lòng của Khách hàng trên Phiếu đánh giá.
  • Tỉ lệ churn (rời đi) của khách hàng tại từng cơ sở

2) Yêu cầu tuyển dụng

  • Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong các vị trí tương tự, có kinh nghiệm trong lĩnh vực Kinh Doanh, Truyền Thông, Marketing, Tổ chức sự kiện…
  • Thành thạo các phần mềm văn phòng: Word, Excel, Power PointƯu tiên các bạn có kiến thức về Bán hàng, chăm sóc khách hàng, Bất động sản và Marketing/ Tổ chức sự kiện.
  • Không giới hạn; Ưu tiên ứng viên chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Ngoại giao, Marketing …

Hồ sơ xin gửi về: careers@up-co.vn

Tiêu đề xin ghi rõ: [Ứng tuyển] Quản lý Cộng đồng & Sự kiện – [Fullname]

Communiy & Event Manager

I. DETAILED JOB DESCRIPTION

COMMUNITY MANAGEMENT:

  • Create a collaborative working environment amongst members in all sites through community events and personal introduction.
  • Manage all activties and liason with Community Lead to ensure highest level of member satisfaction.
  • Communicate with CA Lead/ CA to proactively gather data on members’ business to develop program/events/activities that help members achieve their objectives.
  • Recommend best practices, including but not limited to: community management, sales, events, training, and member experience on a company-wide level
  • Seek opportunties to engagement members through on-site events, personal introduction or other programs

EVENT MANAGEMENT

  • Taking inquiries from differents channels (Sales, on-site, members), giving quotation and conduct contracts.
  • Prepare budgets and conduct contracts with clients/ vendors, assigned by Head of Community
  • Source and negotiate with vendors and suppliers.
  • Coordinate with Marketing team to promote & PR for the event.
  • Manage and execute events marketing/ partnerships event from start to finish (including hiring personnel. supervise staffs and operations)
  • Propose ideas, suggestion and action plan to achieve KPIs and improve effectiveness.
  • Oversee events to ensure there is a good balance of events topics that align with Community building strategy.

PARTNERSHIPS DEVELOPMENT

  • Manage and execute partnerships-related activities, assigned by Head of Community.
  • Discover and propose partnerships opportunties with UP’s members that benefits both UP and member’s business objectives.

PERSONNEL MANAGEMENT

  • Manage Community & Event team to achieve KPIs and support personal growth.
  • Hiring and traning volunteer team to support on-site events.
  • Oversee team’s performance and advise Head of Community on individual assessments.

AREA OF AUTHORITIES:

  • Manage and operate task and activities of Community & Event department.
  • Propose activities and program to develop Up community according to BOD strategy.
  • Report directly to Head of Community on team’s assignment.

REPORT

  • Analyze event’s success and prepare reports (including Digital & Marketing expenses)
  • Provide monthly reports evaluate performance in a month including budgeting, number of events, attendance and the distribution of event topics.
  • Feedback on events’s operations, procedure and improvement.

I. REQUIREMENT FROM UP

  • At least 3 year experience of similar positions such as: Businesses, Media, Marketing, Event Operation…
  • Excellent skills in office softwares: Word, Excel, Power Point
  • We prefer candidates with knowledge in: Sales, Customer Services, Real Estates  và Marketing/ Event Operation.

Candidates please send applications to: careers@up-co.vn

Titile: [APPLY] Community & Event Manager – [Fullname]